Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Koffiemachinespecialist.nl
KvK-nummer: 93960328
E-mail: Klantenservice@koffiemachinespecialist.nl
Regio: Utrecht

2. Welke gegevens verzamelen wij

Wij verzamelen alleen de gegevens die nodig zijn om onze dienstverlening uit te voeren. Hieronder een overzicht.

2.1 Gegevens via aanmeldformulier

Wanneer je je koffiemachine bij ons aanmeldt voor reparatie, verzamelen wij:

• Voor- en achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Adres (alleen bij Haal- en Brengservice)
• Merk, model en serienummer van het apparaat
• Beschrijving van de storing
• Voorkeur voor transport (zelf brengen of Haal en Breng)

2.2 Gegevens via communicatie

Wanneer je via telefoon, e-mail of WhatsApp contact opneemt verzamelen wij de gegevens die je in dat contact deelt. Dit kan variëren van enkel je naam en telefoonnummer tot uitgebreidere informatie over je apparaat.

2.3 Automatisch verzamelde gegevens

Wanneer je onze website bezoekt verzamelen wij via cookies en analytische tools (zoals Google Analytics) gegevens over jouw gebruik van de site. Voor details verwijzen wij naar onze cookieverklaring.

3. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens

Doel	Grondslag (AVG)
Uitvoeren van reparatie of onderhoud van je koffiemachine	Uitvoering van de overeenkomst
Communicatie over je aanvraag, offerte en reparatie	Uitvoering van de overeenkomst
Versturen van factuur en boekhoudkundige verwerking	Wettelijke verplichting
Inplannen en uitvoeren van Haal- en Brengservice	Uitvoering van de overeenkomst
Garantieafhandeling na reparatie	Uitvoering van de overeenkomst
Verbeteren van onze website en dienstverlening (analytics)	Gerechtvaardigd belang / toestemming
Marketing via Google Ads (alleen bij toestemming voor cookies)	Toestemming

4. Delen wij jouw gegevens met derden

Wij delen jouw gegevens alleen met derden wanneer dat nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Concreet kan dit gaan om:

• Onze hostingprovider: de website draait op een Nederlandse hostingomgeving
• E-mailprovider: voor het versturen en ontvangen van e-mails
• Onderdelenleveranciers: wij geven alleen de modelinformatie van het apparaat door, geen persoonsgegevens
• Boekhouding en accountant: voor de wettelijke administratieve verplichtingen
• Google (Analytics en Ads): alleen wanneer je hier toestemming voor hebt gegeven via de cookiebanner
• Belastingdienst: wanneer dit wettelijk verplicht is

Wij verkopen jouw gegevens niet aan derden en geven ze ook niet voor commerciële doeleinden door.

5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Concreet hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• Aanvragen die niet tot een reparatie leiden: 12 maanden
• Reparatiegegevens en klantgegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
• E-mailcorrespondentie: 24 maanden, daarna geanonimiseerd of verwijderd
• Analytische gegevens (Google Analytics): 14 maanden

6. Hoe beveiligen wij jouw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen:

• Onze website draait op HTTPS (versleutelde verbinding)
• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen die deze nodig hebben voor hun werk
• Wij gebruiken sterke wachtwoorden en tweefactor-authenticatie waar mogelijk
• Onze systemen worden regelmatig geüpdatet met de laatste beveiligingspatches
• Bij twijfel over een datalek doen wij melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokkenen

7. Welke rechten heb jij

Op grond van de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je mag opvragen welke gegevens wij van je hebben
• Recht op rectificatie: je mag onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering: in bepaalde gevallen mag je vragen om verwijdering van je gegevens
• Recht op beperking: je mag vragen om de verwerking tijdelijk te beperken
• Recht op overdracht: je mag je gegevens in een gangbaar formaat opvragen om over te dragen naar een andere partij
• Recht van bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer wij verwerken op basis van toestemming kun je die altijd intrekken

8. Cookies en analytics

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor functionele, analytische en marketingdoeleinden. Voor details verwijzen wij naar onze cookieverklaring.

9. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op zodat wij samen tot een oplossing kunnen komen. Komen we er onderling niet uit, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring periodiek aanpassen. De meest recente versie staat altijd op onze website. Bij grote wijzigingen informeren wij actieve klanten per e-mail.

11. Contact